هل أنت مدير في شركة محاسبة ، أو ربما المدير المالي لإحدى الشركات؟ ربما تكون مجرد محاسب تم تكليفه بمسؤوليات إدارية. على أي حال ، أنت تعمل في قسم محاسبة بعيد ؛ يقع الموظفون في مدينة أخرى أو حتى دولة أخرى. يعد هذا أمرًا رائعًا لبناء الفريق وللتعاون بين الأقسام ، ولكنه يمثل أيضًا تحديات ، عندما يتعلق الأمر بالعمليات اليومية لقسمك ، ما هي التحديات التي قد تواجهها؟ دعونا نلقي نظرة على بعض الطرق التي يمكنك من خلالها التعامل مع مكتب محاسبة عن بعد ، سيتعين عليك بذل بعض الجهد للمضي قدمًا إذا كنت تريد أن تسير الأمور بسلاسة ، ولكن يجب أن تساعد هذه النصائح في جعل الأمور تسير بسلاسة أكبر من الآن فصاعدًا.
نصائح عند التعامل مع مكتب محاسبة عن بعد.
كما ترى ، هناك العديد من التحديات المرتبطة بإدارة مكتب محاسبة عن بعد ، ولكن يمكنك التغلب عليها باتباع هذه النصائح ، المفتاح هو أن تكون أكثر إصرارًا على جهودك وأن تتأكد من اتباعك لهذه النصائح كل يوم ، يمكن أن تكون مكاتب المحاسبة عن بُعد ناجحة جدًا عند إدارتها بشكل صحيح ، لذلك لا تدع هذه التحديات تكون ذريعة للفشل.
عقد اجتماعات أسبوعية.
سيتعين عليك عقد اجتماعات أكثر مما تفعل عادةً ، لكنها تستحق العناء ، لا يقتصر الأمر على منح موظفيك عن بُعد الفرصة للتفاعل مع زملائهم ومع بعضهم البعض ، ولكنهم أيضًا يساعدونك على الشعور بعزلة أقل في دورك كمدير ، أنت لا تريد أن يشعر أعضاء فريقك أنهم خارج الحلقة ، تأكد من حصول الجميع على فرصة للتأثير في القرارات المهمة. قد ترغب حتى في عقد بعض هذه الاجتماعات الأسبوعية على غرار اجتماعات “قاعة الاجتماعات الفعلية” حيث يمكن لأي عضو في الفريق طرح الأسئلة أو طرح المشكلات. يجب أيضًا أن تحاول قضاء بعض الوقت مع الموظفين عن بعد كلما استطعت. في بعض الأحيان ، من الأفضل مقابلتهم شخصيًا ، خاصةً إذا كنت بحاجة إلى معالجة أي مشكلات أو التعرف عليها بشكل أفضل.
استخدم تطبيقات لتعزيز التعاون.
عليك التأكد من أن لديك دائمًا نسخة رقمية من جميع المستندات ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، يمكنك القيام بذلك من خلال خدمة مشاركة المستندات المستندة إلى مجموعة النظراء ، مثل Dropbox أو Google Drive. يمكنك أيضًا التأكد من أن كل شخص يعمل على نفس الإصدار الرقمي من المستند باستخدام برنامج إدارة المستندات ، يمكنك أيضًا إنشاء مساحة على الإنترنت حيث يمكن للأشخاص تبادل الأفكار أو تبادل الأفكار. غالبًا ما يستخدم هذا النوع من الأدوات للعمل الإبداعي ، ولكن يمكن استخدامه في أي بيئة ، بما في ذلك المحاسبة. قد ترغب أيضًا في النظر في استخدام نظام أساسي لإدارة الوسائط الاجتماعية لمساعدتك على إدارة حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك بشكل أفضل.
استخدم مؤتمرات الفيديو.
قد ترغب في الاستثمار في نظام مؤتمرات الفيديو الذي يمكنك استخدامه للتواصل مع أعضاء فريقك ، لست مضطرًا لاستخدامه فقط للتحدث مع الموظفين البعيدين في مكتب المحاسبة عن بعد ، يمكنك أيضًا استخدامه لاستضافة اجتماعات فريق افتراضية مع أشخاص في مكتبك أيضًا. يمكنك استخدام أي تطبيق تعاون يتكامل مع نظام مؤتمرات الفيديو الخاص بك ، مثل Slack أو Google Docs. يمكنك أيضًا استخدام مؤتمرات الفيديو لاستضافة أنشطة بناء الفريق الافتراضية.
تواصل مع الاجتماعات وجهًا لوجه.
إذا كنت بحاجة إلى معالجة مشكلة حساسة مع أحد موظفيك ، فحاول مقابلتهم شخصيًا ، قد يكون من الصعب القيام بذلك عبر الهاتف أو عبر مؤتمرات الفيديو ، خاصةً إذا كانت المشكلة حساسة. في معظم الحالات ، من الأفضل معالجة المشكلات شخصيًا ، ضع في اعتبارك أن الاجتماعات وجهًا لوجه لا يجب أن تكون دائمًا حول توبيخ شخص ما. يمكنك استخدام هذه الاجتماعات للتعرف على موظفيك عن بُعد بشكل أفضل ، والاحتفال بإنجازاتهم ، و / أو مناقشة الاستراتيجيات أو المبادرات الجديدة.
عليك إنشاء قنوات اتصال واضحة.
عليك التأكد من وجود قنوات اتصال واضحة ، خاصة بين المكاتب ، وبينك وبين مكتب المحاسبة عن بعد ، عليك التأكد من أن الجميع يعرف أفضل طريقة للتواصل مع بعضهم البعض ، سواء كان ذلك عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف أو حتى الرسائل النصية أو منصة الحسابات ، قد ترغب في التفكير في استخدام أداة اتصال تتيح لك إنشاء قنوات اتصال فريدة ، مثل Slack. سيساعدك هذا على تجنب سوء التواصل والتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.
تأسيس ثقافة وممارسات مشتركة.
عليك التأكد من أن موظفيك البعيدين يشعرون بأنهم جزء من نفس الشركة ولديهم نفس الأهداف ، للقيام بذلك ، عليك التأكد من أنك تزرع نفس الثقافة وتمارس نفس القيم في مكتبك البعيد كما تفعل في مكتبك داخل المكتب. يمكنك استخدام أداة إدارة ، مثل Asana ، لإبقاء الجميع في نفس الصفحة والتأكد من أنك تحقق أهدافك. يمكنك أيضًا استخدام أداة تعاونية مثل محرر مستندات Google لإنشاء قاعدة معرفية لأعضاء فريقك.
تزويد الشركة عن بعد بالموجهين في الموقع.
يفضل بعض الأشخاص العمل عن بُعد ، ولا بأس بذلك ، لا يزال بإمكانك تقديم الدعم لهم من خلال إحضار مرشد في الموقع ، يحتاج هذا الشخص فقط إلى خبرة في العمل مع فريقك و / أو نوع العمل الذي تقوم به ، يمكن للموظفين عن بعد لقاء معلمهم على أساس منتظم. يمكن أن يساعدهم ذلك على الشعور بأنهم أكثر ارتباطًا بشركتك ويمكن أن يساعدهم على الاستفادة بشكل أفضل من مهاراتهم.
